Актуално към г.
Смяна на
счетоводител
Не вдига телефона, закъснява с декларациите, не обяснява, цената расте без обяснение — или просто фирмата Ви израсна. Смяната на счетоводител не е драма и не изисква „период на предизвестие“. Трябват Ви правилните документи от стария и някой, който да ги поеме подредено. Второто сме ние, а за първото говорим ние с него.
- Без прекъсване на сроковете
- Ние поемаме архива
- Преглед за пропуски
Прехвърлете фирмата при нас
Казвате ни от кога — ние казваме цената и какво ще поискаме от стария счетоводител.
Накратко: как става смяната
Пет неща, които е добре да знаете предварително
- Няма законово предизвестие. Срокът е този в договора Ви със счетоводителя (ако има такъв); обичайно един месец. Без договор — от следващия месец.
- Документите са Ваши. Счетоводителят е длъжен да върне първичните документи и счетоводните регистри на фирмата. Неплатени такси не са основание да ги задържи — макар че на практика е най-гладко първо да се уредят сметките.
- Най-удобният момент: началото на месец, след като предишният е подал ДДС-то и осигуровките за предходния. Още по-чисто — след годишното приключване. Но се прехвърля и по средата на годината.
- Пълномощните се оттеглят. Старият счетоводител обикновено е упълномощен в НАП и НОИ да подава от името на фирмата. Оттегля се и се дава ново пълномощно на новия.
- Нищо не спира. ДДС до 14-о, осигуровки до 25-о — сроковете текат и по време на смяната. Затова новият счетоводител трябва да е на място преди старият да спре.
Какво искаме от предишния счетоводител
Списъкът, който пращаме ние — Вие не се занимавате
- Оборотна ведомост и аналитични справки към датата на прехвърлянето (салда по сметки, контрагенти, каса, банка)
- Първичните документи и ДДС дневниците за текущата и предходната година; инвентарна книга и амортизационен план
- Трудови досиета: договори, допълнителни споразумения, ведомости, болнични, отпуски, уведомления по чл. 62 КТ
- Подадените декларации и отчети: ГДД, ГФО, образец 1 и 6, справки по чл. 73, с входящите номера
- Актове и протоколи от проверки на НАП, НОИ и Инспекцията по труда; кореспонденция с институциите
- Експорт от счетоводния софтуер, ако е възможно — спестява ръчно въвеждане и грешки
Как минава прехвърлянето при нас
Обичайно две седмици от първото обаждане до първата декларация, подадена от нас.
-
1. Разговор и цена
Колко документа, колко служители, ДДС или не, какво Ви е пречило досега. Казваме фиксираната месечна такса и от коя дата поемаме.
-
2. Договор и пълномощни
Подписваме договор за счетоводно обслужване. Подготвяме пълномощното за НАП и НОИ и уведомлението до предишния счетоводител — Вие само подписвате.
-
3. Приемане на архива
Говорим с предишния счетоводител, получаваме справките и документите по списъка и съставяме приемо-предавателен протокол. Ако нещо липсва, го искаме ние.
-
4. Преглед за пропуски
Сверяваме салдата, ДДС дневниците и подадените декларации с данните в НАП. Ако намерим пропуски — неподадена декларация, грешен праг, неотразен протокол — Ви казваме честно и предлагаме как да се поправят, преди да станат проверка.
-
5. Първият месец при нас
Въвеждаме началните салда, настройваме как ще ни пращате документите и подаваме първите декларации. Оттук нататък получавате напомняне преди всеки срок и справка след всеки месец.
-
Ако старият не съдейства
Случва се. Тогава възстановяваме регистрите от първичните документи, банковите извлечения и подадените в НАП декларации (които можем да изтеглим с Вашето пълномощно). По-бавно е, но фирмата не остава без счетоводство нито ден.
Смяна на счетоводител — какво питат най-често
Най-чисто — след годишното приключване, когато отчетът за предходната година е подаден и новата започва на чисто. Втори добър момент — началото на което и да е тримесечие или месец, след като предишният е подал декларациите за предходния период. Но ако сегашният счетоводител вече не Ви обслужва, не чакайте удобен момент — всеки пропуснат срок е по-скъп от прехвърлянето по средата на месеца.
Документите и счетоводните регистри са собственост на фирмата и трябва да Ви бъдат предадени. Спор за неплатени такси се урежда отделно и не е законово основание за задържане. На практика най-бързият път е сметките да се уредят, искането да е писмено и с конкретен списък — което правим ние — и да се състави протокол за предаването.
Предишният счетоводител обикновено подава декларациите с електронен подпис по пълномощно от управителя. То се оттегля с уведомление до НАП, а на нас се дава ново, по образец на НАП. Докато не е сменено, старият счетоводител технически може да подава от Ваше име — затова смяната на пълномощното е сред първите стъпки.
Най-честите — да: сверяваме салдата, ДДС дневниците и подадените декларации с данните, видими в НАП, и проверяваме праговете за ДДС и минималния осигурителен доход. Пълна ревизия на няколко години назад е отделна услуга, която предлагаме, ако има съмнения. Ако намерим нещо, Ви казваме какво е, какво може да струва и как се поправя — без да го скриваме и без да плашим.
Фактурирането — не; продължавате с програмата, с която сте свикнали, стига да дава експорт. Счетоводството се води в нашия софтуер, а началните салда и аналитичните данни се прехвърлят от справките на предишния счетоводител. Ако той може да даде експорт, спестяваме ръчна работа; ако не, въвеждаме от документите.
Приемането на архива и въвеждането на началните салда при стандартен случай е включено в първия месец от обслужването. Ако архивът е в лошо състояние или трябва да се възстановяват периоди назад, казваме предварително колко работа е и колко ще струва — преди да започнем, не след това.
Не отделно — НАП научава чрез смяната на пълномощното. Ако фирмата е вписала счетоводителя като съставител на годишния отчет, следващият отчет просто се съставя и подписва от новия. Нищо друго не се декларира. Уведомяването на предишния счетоводител е по договора с него, не по закон.
Свързани страници
Решили сте да смените? Останалото е наша работа.
Един разговор, един подпис — ние говорим със стария счетоводител и поемаме от уговорената дата.